在很多企业,员工非常头疼的一件事就是,发出去的申请迟迟得不到审批,不是卡在这里,就是卡在那里。去催领导吧,还不太好意思,领导要么见不着人,好不容易见着了,他又转身就忘。
事实上,这种情况也让最高管理者头疼,因为谁也不愿意看到自己企业的办公效率低下。流程审批迟缓,既影响工作效率,又影响工作情绪,滋生员工对企业的不满,和与管理者之间的矛盾。
对待办的审批总是不能在第一时间内完成,而是一拖再拖,直到实在拖不下去了才去办理,这就是典型的“审批拖延症”。
要解决“审批拖延症”的问题,首先需要企业在管理文化和管理制度上做出改变,其次可以借助有效的管理工具来推动执行,比如OA系统。
以“OA软件与解决方案老牌提供商”的郑州云海科技为例,它提供的流程审批提醒、流程超时处理、以及流程超时报表几个功能就非常利于根治“审批拖延症”。
流程审批提醒比较好理解,就是在管理者收到待办审批时,OA系统会以系统短消息、手机短信、电子邮件等多种方式,在多个节点向管理者发出提醒,以便及时审批。
流程超时处理是怎么回事呢?在云海科技提供的OA系统上进行流程审批时,如果审批人未能及时审批而导致审批超时,那么系统提供了两种处理方式:
1、 跳过该审批人继续向下流转,默认该审批人已经同意;
2、 自动选择该审批人的代理审批人进行审批。
对于第一种情况,显得有些极端,也有些风险。因为系统代替审批人同意后,审批人才发现表单或文件有问题怎么办?没办法,后果只能由该审批人承担,谁让你不及时审批了呢?这种比较极端的方式,也正是为了推动审批人去及时审批。
当然,如果真的出现这种情况,也可以让后面的审批人将表单或文件退回重审。但希望你有个合理的理由,如果总是无缘无故的这么做,也不太好意思吧,还得自己及时审批。
对于第二种情况,适合那些真的很忙,没有时间常常登陆OA系统的管理者。这时候,他可以为自己设置一个审批代理人,代理人能够审批哪些流程,代理时间是多久,都可以自己设置。这样,如果审批人没有及时审批,系统就会自动找到代理人来审批。对于审批结果,审批人和代理人都可以看到,到底是谁审批的,系统也会有详细记录。可见,云海科技的OA系统架构分析师考虑得还是很周到的。
至于流程超时报表,则是系统会实时监控所有流程的审批时间,自动生成审批超时统计报表。有了这个报表,哪些流程容易超时,哪些审批人容易超时都一目了然了。这个报表的用处可太大了,可以张榜公布,可以绩效考核,也可以用于流程优化,总之对于促进审批效率的提升大有帮助。
可见,在根治“审批拖延症”这个问题上,OA系统可以起到很明显的作用,它可以协助企业建立良好的管理文化,并推动管理制度的落地和执行。对管理者来说,是一个事半功倍,简单易用的好工具。
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