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档案是一种重要的本源性信息。档案系统是区县电子政务平台的重要组成部分，担负着存储、管理电子政务系统产生的电子文件、档案信息的职能，同时，档案系统通过对区县电子政务平台中的各类文件进行综合归档、智能分析，为领导的决策、政府部门的高效运营以及公众的查询提供有效的服务支持。区县电子政务平台建设和应用的逐渐深入，对档案工作提出严峻的挑战，也为档案管理的信息化发展带来难得的机遇。

统一身份验证和统一权限管理的电子政务公共平台的成功建设，使得上海徐汇区电子政务建设走在了全国前列。徐汇区内各委办局的电子政务系统在提高政府机构行政效率的同时，产生大量的电子文件和过程文档。对于电子政务系统产生的电子文件和过程文档，根据国家和地方档案管理相关法律、法规的要求，必须加以及时归档，并进行相应的后续档案管理。因此，如何建设基于电子政务系统的一体化档案管理综合服务平台，成为徐汇区电子政务建设所面临的迫切问题。

区县一体化档案管理综合服务平台需要解决的核心问题

建设区县一体化档案管理综合服务平台，需解决的核心问题概括起来，主要包括：

1. 一体化档案管理综合服务平台内部各系统之间的关系

区县一体化档案管理综合服务平台由若干子系统（区县档案局门户网站、文档一体化系统、电子文件子系统、档案管理子系统以及公务员档案综合信息服务平台）组成。这些子系统共同构成区县一体化档案管理综合服务平台，它们彼此之间在数据、档案内容、业务流程上都有横向或纵向的联系。因此，如何处理子系统之间的关系，是建设区县一体化档案管理综合服务平台必须解决的首要问题。

2. 按卷整理向按件整理的转换与过渡

根据国家规定，文书档案的整理包含按卷整理和按件整理两种方式，各单位可根据现有档案整理基础或文件材料形成规律，任意选择其中一种方式，但两种方式不能混淆和同时使用。上海徐汇区档案局在过去的工作中，以按卷整理的方式对档案进行归类整理。但在政府机构逐步采用信息化手段进行工作后，为了便于对电子政务系统中产生的各类电子文件（档案）进行管理，按件整理的方式显然更适合。因此，基于电子政务的区县一体化档案管理综合服务平台的建设，一方面要保证从按卷向按件转换的过程中，“卷”、“件”两个阶段的良好衔接；另一方面也要保证对以往按卷处理的档案的有效利用。

3. 现行文件和档案文件的管理

根据文件生命周期理论，文件从形成直至最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，在这个生命运动过程中，文件先后表现出三种明显不同的价值形态，文件生命周期也因此而划分为文件的现行期、半现行期和非现行期三个阶段。在区县一体化档案管理综合服务平台中，系统将政务文件定义为文件、现行文件和档案文件三种类型。对于现行文件和档案文件，由于文件实体的存放位置不同，其管理方式也存在着差异，因此，一体化档案管理综合服务平台应针对现行文件和档案文件的不同特征，提供不同的管理模式。

4. 系统整合

在区县一体化档案管理综合服务平台的规划和建设中，需要考虑档案服务平台与以下几个系统的整合：与区县一体化电子政务公共平台的整合、与区县各委办局电子政务应用系统的整合、与市级档案局管理系统的整合。

5. 信息与资源的共享

区县一体化档案管理综合服务平台的建设，必然涉及用户、权限、日志管理、模块管理等基础功能。为了实现档案管理平台与区县一体化电子政务公共平台的完全整合，同时，也为了使档案管理综合服务平台成为区县一体化电子政务公共平台的有机组成部分，区县一体化档案管理综合服务平台的规划和建设，应遵守区县一体化电子政务公共平台的建设要求与标准规范，在区县一体化电子政务公共平台的基础上，实现档案管理。

6. 信息公开

区县一体化档案管理综合服务平台的设计，应遵循国家和地方政府的相关法律、法规的要求，为政府机构、企事业单位和公众提供安全的信息公开服务。

7. 数据交换

区县一体化档案管理综合服务平台涉及的数据交换，主要包括区县档案局信息网站的“数字档案馆”与档案管理系统之间进行数据交换、各委办局档案室与区县档案局之间的数据交换。

区县一体化档案管理综合服务平台的总体架构模型

以上所述核心问题为基本目标，在顶层设计思想的统一指导下，以徐汇区为例，规划区县一体化档案管理综合服务平台的总体架构。徐汇区一体化档案管理综合服务平台，由“五横二纵”的体系结构组成。“五横”是指从面向用户逐渐深入系统核心应用，系统分为五个层次，包括服务渠道层、应用服务层、服务支撑层、档案信息资源层和基础设施层。“二纵”是指徐汇区一体化档案管理综合服务平台建设中，贯彻始终的管理保障体系，由管理机制、绩效体系、标准体系和法规体系组成。

服务渠道层由档案局门户网站和档案综合服务系统组成。通过服务渠道层，实现了徐汇区档案局面向公众、企事业单位、政府公务员的服务前端、业务渠道和客户端的整合。区县一体化档案管理综合服务平台的主要应用系统集中在应用服务层，由档案局管理系统、电子文件数据中心、文档一体化系统等三大系统组成。

服务支撑层的主要作用是通过实现应用系统所共有的、与业务无关的技术性功能需求，为应用服务层提供基础服务。服务支撑体系由四大技术平台组成，即门户支撑、认证授权、信息交换、基础服务。

应用支撑层的设计和构建，突破了传统的信息系统开发思路，使电子政务建设，从以各部门自建自用为特征的分散建设模式，转变为一体化、集约化为特征的整体建设模式，从根本上提高了档案管理信息化建设的水平和质量。

档案信息资源层的主要目标是建立政务档案信息资源体系，加强政务档案信息资源的管理、开发和利用，保证信息资源的共享和整合，支持信息资源的交换。档案信息资源系统通过数据管理系统进行政务信息资源的采集、更新和共享，建立若干个与档案管理相关的政务信息资源库，形成统一的信息资源目录体系，为政府各部门、企业和社会公众提供信息服务。

基础设施层主要包括网络基础设施、硬件及系统软件等基础设施。

为了保障区县一体化档案管理综合服务平台的顺利实施，需要从管理机制、绩效体系、标准体系、法规体系等方面，建立相应的机制。

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