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1.审核。机关文书部门收到下级机关上报的需要办理的公文，应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或者地区职权范围内的事项是否经过协商、会签;使用公文文种、公文格式是否规范等。

经审核，对符合规定的公文，文书部门应当及时提出拟办意见报机关负责人批示或者交有关部门办理、阅知。对属于部门职权范围内的事项或者经上级机关授权、委托由部门办理的事项，应当直接转请有关部门办理;需要两个以上部门办理的公文，应当明确主办部门;紧急公文，应当明确办理时限。

对不符合规定的上报公文，经本机关办公厅(室)负责人批准后，可退回呈报单位并说明理由。

2.分发。公文的分发亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。

分发的原则和具体要求是：

对那些方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件，或重大问题的请示、报告之类的文件，以及文书人员还不能判定应由哪个部门承办的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导。分送给机关领导阅批的文件，要先填好《公文处理单》连同文件一并送批，以便领导人签署具体意见，文件经领导人批办后，再根据批办意见分发办理。

公文的催办是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。要求做到紧急公文跟踪催办;重要公文重点催办;一般公文定期催办。防止积压、延误。建立催办制度，是避免办理拖沓，文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措施。

公文的催办工作一般有以下两种情况：

一是对内催办。主要内容是：上级机关发来本机关的文件，特别是对要及时回复的文件的催办;平行或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办;下属单位主送本机关的请示性文件的催办;本机关下发所属单位需要回复文件的催办。

二是对外催办。主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。

催办工作应当注意做到以下几点：

(1)要明确催办范围。无论是对内催办还是对外催办，都只是针对那些必须进行催办的公文，而不是说所有的公文都要催办。

(2)要将催办落实。由于催办是公文处理工作中一项必要的制度，是收文办理中的一个重要环节，所以必须坚持做好。对一些特别重要的紧急的公文，机关领导还应当亲自过问进行查办;即使对一些普通急件、平件也应当由秘书部门或者指定专人负责进行催办。

(3)要建立和加强公文催办工作的组织机构。在一般较小的机关，由于公文数量比较少，组织机构比较简单，就可以由办公室的文书工作人员来负责进行催办，而在一些大的机关，由于公文数量较多，机构设置较复杂，所以可以考虑设立一个专门负责总催办的机构和人员，各部门也可以指定一名文书工作人员负责进行催办工作。

催办工作应根据不同的情况，灵活采用口头催办、电话催办和书面催办等形式，其主要方法有：

(1)在机关内部，尽可能由催办人员上门当面催询，了解有关公文的承办情况，也可利用分送文件给领导或各部门有关人员的机会进行口头催办。

(2)对外机关，可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询，或用发便函、催办单等方式进行催办。

(3)如果为了便于掌握情况，由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时，就可以利用收文登记簿将必须催办的文件登记，注明承办时间，在办理答复以后，立即填上复文号，然后通过经常检查登记簿来掌握文件催办工作的进展情况。对于一些大的机关来说，由于他们在工作中所形成的文件数量比较多，设专人进行文件登记时，可以考虑使用催办登记簿或者催办单(见表11—8)，将那些必须进行催办的文件逐一进行登记，使用催办单时，可以按照承办的时限或者承办单位来进行排列，凡是已经办理完毕的文件，就可以在催办单上填写办理的情况，并将该份催办单抽出，放在另一个地方，以便于检查。