云南某职业技术学院牵手云海OA开启信息化之路

客户介绍

云南某职业技术学院，始建于2000年9月，属于专科技术学院。2005年1月，学院顺利通过了教育部专项检查，部分专业成为本科。学院本科专业面向全国统一招生，为全日制普通本科，学制四年，由学院、教育部统一电子注册的本科毕业证书，符合学院学士学位授予规定者，授予相应学士学位。

建设背景

技术学院的信息化起步还是较早的，客户原本在2010年已经使用某某OA的网站管理系统，搭建了自己的外部门户，但是由于本科学院那边的OA系统使用复杂，并且维护费用极高，考虑到本科学院和专科学院的共同办公模式，于是在2011年下半年开始寻找新的协同办公系统。

项目目标

项目规划初期，客户就提出了三点要求。

第一点，一定要让学院本科与专科学院协同网络办公，不局限在校内网。

第二点，要能实现公文的分发与归档，领导日程与工作安排，业务经费申请报批，教职工相关的协作流程应用。

第三点，协同办公平台要与外部门户实现信息交互同步。

解决方案

统一门户管理：通过外部网站门户与OA内部门户的统一，实现协同办公内部信息发布与外部门户的信息同步，实现统一发布，修改，删除等管理。

信息发布管理：校务栏是每个校职工每天必经之地，必看内容，学校的通知一般是按照这种传统方式发布，信息管理解决了发布问题，资源浪费问题，时间问题等各种问题。不仅方便快速，而且更加环保。

公文交换管理：学院内部的公文手段建设前期并不完善，纸质文件的大量印发，同时还需要传递到本科院校和专科院校，再由办公室分发到各个处室。通过公文管理平台的建设，专科院校和本科院校都有权限发文，通过审核、会签、审阅、签发、编号、成文、分发，不仅节约资源，流程的审批也更加规范、合理。

教职工业务管理：专科院校与本科院校流程的统一管理，解决不同科室和院系之间的工作申请，将制度和规范转变为流程和表单来实现，实现日常办公审批电子、流程监控可视化、数据分析报表化。

资料中心管理：资料中心的建立应用主要是方便全院的人员查找文件，主要是通过公文同步发送的功能对应到相应的资料栏目中，通过权限下发的方式，保证文件既能查看又安全。

经费本管理：通过经费本模块的经费分类，科目分类，部门分类，在每个季度由财务部门统一发放经费额度，各个业务部门所有的部门开销，每一笔费用都在管理中，同时通过此模块管理，财务部门可以非常清晰了解到各个业务部门的经费情况，为年底财务核算提供非常大的方便。

薪资管理：教职工可以在工资发放模块中查询自己每个月的薪资情况，不同于以往的工资发放，都是需要去财务室拿工资条，才知道自己的薪资。

沟通交流平台：通过对邮件、论坛、RTX的应用，日常办公更胜从前，流程到达的审批、邮件到达的弹出提醒，使得校职工越来越依赖协同管理平台带来的巨大的魅力。

应用成果

针对上述的需求，云海中腾OA提供的邮件，新闻，薪酬管理，个人网盘，以及工作流快速的实现了这些要求。

从普通教职工的使用角度分析，新的协同办公平台，操作更加方便，主要体现在不限地点，不限时间，不限网络随时可以登录。另外就是教职工的工资查阅方便更是让所有教职工叫好。从校领导使用角度分析，每周的工作安排，都由党办秘书将行程表发至领导主页，出差、会议、接待一个都不漏。公文可以随时在线浏览，不用在下载打开非常方便。同时在审批上，不用在等待出差回来后发现办公桌上一堆审批稿件需要自己批阅，轻松就在网上办理掉，得心应手。