上海利莱医疗器械有限公司牵手云海OA系统

一、企业介绍

上海利莱医疗器械有限公司医疗设备厂是专门生产呼吸机、麻醉机、手术床、监护仪、医用空压机，手术无影灯 和氧气吸入器、血压计、血压表等系列产品。具有悠久的生产历史、先进的加工技术、优良的测试设备及完善的售后服务。

二、OA选型过程

2011年6月份，一方面随着公司业务的发展壮大，公司的分支机构逐渐增多，营业中所产生的日均工作量、报表远远超过手工处理能力，经常是员工加班加点得忙，但是效率提不起来，工作逻辑混乱，往往造成工作遗漏或者数据堆积作废，另一方面，由于没有统一的管理平台，分支机构的经营状况、人事变动、财务发生都无法及时准确的送达公司总部；公司总部与分支机构、分支机构与分支机构之间缺乏有效沟通、协作；为此公司高层多次会议讨论对策，试用自动化办公系统也就进入了议题；由此公司委托本人寻找合适的系统，自此我开始了解到OA，并且下载了几个不同厂家的试用版，结果发现确实对我们的工作处理上起了很大的帮助，为此公司决定购买OA系统；在多家软件提供商中我们之选择云海OA是因为：

一、服务；试用阶段相比其他几家,郑州云海的服务更为周到，不管是代理商还是网上的技术人员都不厌其烦地为我们详细讲解，其他的厂家虽然也提供了类似服务，但其服务质量不能算是尽心、合格；

其次，功能与性价比，云海OA的功能相对来讲明朗、易懂，操作起来也很简便；同时画面简洁，看着舒畅，同时价格合理、网上也公开，没有其他多余费用，让人放心。

三、目前云海OA的使用情况

OA 使用到目前已经三年了，仅限于公司管理人员试用，医护人员及普通员工目前未普及，共计52 人使用，涉及岗位包括：总经理、总监、总经理助理、部门经理、部门主管、会计、统计、出纳等；预计在9 月份增加分支机构后剩余账号全部发放，2012 年将升级版本；目前使用模块包括：个人事务、工作流、行政办公、知识管理、人力资源、公文管理、报表系统、项目管理、交流园地；当然针对不同级别员工开通的权限不一。

四、云海OA功能与实际应用举例

我们借助OA模块中"知识管理"-"公共文件柜"功能为公司总部、子公司建立了相应的报表文件柜，每日安排相关报表制作人把报表或者材料存放在相应的文件夹中，供权限人员查看分析，并及时的把分析结果反馈回各子公司得高层文件柜中，及时获取、分析市场信息、作出反应。

同时利用OA知识管理中的"行政办公"-"公告通知"模块二次开发了事务督办栏，用于督促事务专人专办的进度，如已办理完毕，可回复完成进度和成效，后审查合格后由行政办公室取下，否则将实时跳动，供相关人员监督。

1.信息发布

OA 模块中公告通知现阶段我们的应用侧重于企业内部的文件发布、公告发布。相对于以往，OA 公告更准时清晰，送达的范围更广了，为我公司各个部门的决策、制度及时发布、送达提供了很大帮助，尤其为公司的制度规范化建设提供了硬件保障。

"新闻模块"我们将其二次改进为"内部新闻"和"外部新闻"。内部新闻主要是针对本公司内部的新闻。例如"某某片区今天的业绩怎么样" 类似公司内部员工的工作、生活新闻。而"外部新闻"则是集中本行业近期内的新闻、政策法规等。

2.工作流

"工作流"模块实为我公司OA利用中的最大用途，涉及总办、财务、人事、物资采购、市场开发等部门的工作，为我公司提供了快捷、高效、节能的办公秩序，以往的工作丢失、积压、遗忘现象不再出现，使得公司的运作又上升了一个档次，所以公司对OA的使用工作赞不绝口也是鉴于此原因。原先OA自带的工作流程及表格基本上不适应我公司实际需要，为此我们着重根据自己的企业实际情况重新制定了部分表格和流程。

3.知识管理

"公共文件柜"的在我公司的应用在第四点已经说明，此处就不再重复。网络硬盘目前在我公司应用主要体现在：提供全体用户资料下载、常用软件下载；"OA 知道"使用率较低，对我们帮助有限。"维基百科"相对于百度、谷歌等搜索工具覆盖则更广、屏蔽内容更少，丰富了我们员工的知识、见解。

4.内部讨论区

"讨论区"在我们公司的应用包括工作交流区与发帖灌水区。工作交流区顾名思义是供内部员工交流，包括工作上的疑问、问题探讨，企业管理等一系列工作上的交流。发帖灌水主要用于八卦、娱乐使用，目前使用率低。

5.报表组件

"报表组件"目前在我公司仅应用于财务部门，其他部门用户暂未开通权限。从财务人员使用后获悉，该模块使用起来也较方便，但相对于专业的财务软件在技术及规范性而言有所欠缺。

6.其它功能模块

这里我要说明下"投票"模块，这个模块目前在我们公司应用也是比较广泛的，包括制度未公示之前的意见征求、年度员工评优、决策表决，甚至董事会用于企业战略规划的表决。其次是"手机短信"模块，利用手机模块在平时节假日、或者员工生日时发送短信祝福，成为企业关怀的一个重要手段。

五、产生的效益

自从11年使用云海OA 以后，一方面，使公司整体工作效率提高、工作的准确性也大大提高；其次，实现了公司总部与子公司、子公司与子公司之间同一平台办公。从公司各个角色来讲述效益，首先是老板，使用OA 之前，老板桌面一大堆打印材料，有报表、有待批文函，工作时间大大增加，另外由于经常出差，工作反馈滞后，但引进OA 以后，可以在同一平台上实现多层面的工作，包括报表解读、工作审批等；更重要的是，实现了真正的办公自动化，旅途、宾馆，随时随地，都可以关注工作。其次是管理层，通过OA 提供了数据分析平台，及时了解公司运营及部门运作的情况，丰富了信息来源并能对信息有效的应用和做出决策。第三，普通职员通过OA，了解公司的实时动态、新闻、公告、通知，可以利用OA 的讨论、交流平台，像公司献言献策，反应心声，在公司内形成了民主、共商的氛围；在工作上不仅节省了必要的口头汇报、手写等，而且使自己智能化的技能又得到提升。最后，网管的受益就在于用户的属性、权限统一管理， 现进网实行实名显示，职责、工作范围明朗清晰，同时也减少了发生工作泄密的可能性，再有就是OA 官网提供的30%的二次开发代码，使得网管在管理、开发我公司OA 新模块方面提供了技术支持。